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Einstellungen
Weitere Module
Benachrichtigungen
Im “Benachrichtigungen”-Einstellungsbereich sind sämtliche E-Mail-Vorlagen und Einstellungen zu finden.
Es können Vorlage für folgende Aufgaben angelegt werden:
- Kurse
- Anmeldung an einem Kurs
- Abmeldung von einem Kurs
- Aufgenommen in eine Kurswarteliste
- Termine
- Terminbestätigung für einen Einzeltermin
- Terminbestätigung für mehrere Termine
- Terminänderung
- Terminabsage
- Terminerinnerung für Kunden
- Terminerinnerung für Mitarbeiter
- Abrechnung
- Rechnungsversand
- Einrichten der Zahlungsmethode
- Vertrag
- Vertrag stornieren
- Vertrag pausieren
- Vertrag beenden
- Kündigungsbestätigung
- Vertrag sperren und fällig setzen
E-Mail-Einstellungen
Zunächst sollte in den E-Mail-Einstellungen das generelle Gerüst für die versendeten E-Mails hinterlegt werden. Dazu kann ein Sender Name und eine Sender E-Mail-Adresse hinterlegt werden, diese wird bei jeder von medo.core versendeten E-Mail eingetragen. Zusätzlich kann noch ein Betreff-Präfix eingetragen werden. Dieser Präfix wird vor dem eigentlichen Betreff wie beispielsweise einer Terminbuchung vorangestellt. Im Textfeld unterhalb können Informationen hinterlegt werden, die bei jeder E-Mail eingefügt werden sollen wie z.B. eine Firmensignatur. Die Eingabe in das Textfeld kann entweder als Klartext oder, bei grafisch aufwändigeren Strukturen, als HTML-Code erfolgen.
E-Mail-Vorlagen
In den verschiedenen Untermenüs und Reiter können die verschiedenen Vorlagen hinterlegt werden. Bei Kurs- und Terminbuchungen gibt es zusätzlich noch die Option ob die entsprechende E-Mail-Benachrichtigungen an die Kunden geschickt werden soll.
Neben der Möglichkeit die Vorlagen mit dem eigenen Text zu füllen gibt es noch einige Variablen die verwendet werden können, um personalisierte und angepasste E-Mails zu versenden. Unterhalb des Textfelds ist eine Liste mit allen möglichen Variablen. Um eine Variable zu verwenden kann diese in der Liste angeklickt und anschließend per Rechtsklick → Einfügen oder per Tastenkombination STRG + V in den Vorlagentext eingefügt werden. Beim Verschicken der E-Mail wird die Variable dann durch den vorgesehenen Wert ersetzt.
Für die E-Mail-Vorlagen steht der komplette Funktionsumfang der Liquid Template Engine zur Verfügung. Eine ausführliche Dokumentation ist hier zu finden. In Kombination mit den Variablen lassen sich dadurch individuelle Vorlagen erstellen.
Verwendung von Variablen
Bei einer Terminbestätigung können beispielsweise die Variablen verwendet werden um direkt im E-Mail Betreff den zugehörigen Termin zu benennen, damit der Kunde direkt weiß worum es geht.
Neuer {{ AppointmentTitle | raw }} Termin am {{ AppointmentDate | raw }}, {{ AppointmentTime | raw }} Uhr
Daraus wird dann in der Kunden-E-Mail:
Neuer 1:1 Personal Training Termin am 04.07.2024, 10:00 Uhr
Bedingtes Einblenden von Informationen
Neben der Verwendung von Variablen ist es auch möglich abhängig von diesen Variablen bedingte Einblendungen und Textpassagen zu verwenden.
Im ersten Beispiel sollen zusätzliche Informationen in einer Benachrichtigung hinterlegen werden, wenn eine Terminbestätigung für eine bestimmte Dienstleistung versendet wird. Hier ist die Bedingung hinterlegt, wenn der Termin eine “Yogastunde” ist wird der Text in der Benachrichtigung eingefügt “Bring bitte deine eigene Yogamatte mit.”. Wenn nun ein anderer Termintyp vereinbart wird so entfällt dieser Satz.
{% if AppointmentTitle == 'Yogastunde' %}
Bring bitte deine eigene Yogamatte mit.
{% endif %}
Im zweitem Beispiel ist eine Bedingung hinterlegt, die überprüft, ob dem Termin ein Mitarbeiter zugewiesen ist und sollte dies der Fall sein den Text “Dein Ansprechpartner ist Mitarbeitername” ausgibt. Unless kann verwendet werden um eine Passage zu definieren sollte eine Bedingung nicht eintreten. Im Beispiel hier sobald ein Mitarbeiter hinterlegt ist dessen Namen nicht leer ist.
{% unless AppointmentEmployee == '' %}
Dein Ansprechpartner ist {{ AppointmentEmployee | raw }}.
{% endunless %}
Das dritte Beispiel befasst sich mit einer geschlechterspezifischen Anrede. Im unten stehenden Codebeispiel wird bei Kontakten die als Anrede “Frau” in den Stammdaten hinterlegt haben ein “Sehr geehrte Frau”, bei der Anrede “Herr” ein “Sehr geehrter Herr” und für die Anrede “Sonstige” oder alle anderen Fälle ein “Guten Tag Vorname”. Anschließend nach der Unterscheidung nach Geschlecht wird in jedem Fall der Nachname des Kontaktes eingefügt. Daraus ergibt sich dann beispielsweise für eine Kundin die Anrede “Sehr geehrte Frau Mustermann,”. Dieser Code eignet sich daher gut für die Verwendung am Anfang der Benachrichtigung. Der Text im Bereich “Sehr geehrte Frau” etc. kann natürlich nach belieben angepasst werden.
{%case ContactGender%} {%when "Female"%} Sehr geehrte Frau {%when "Male"%} Sehr geehrter Herr {%when "Other"%} Guten Tag {{ContactFirstName | raw }} {% else %} Guten Tag {{ ContactFirstName | raw }} {%endcase %} {{ ContactLastName | raw }},
Termin-Erinnerung
Im Bereich der Termin-Erinnerung kann zusätzlich zu der E-Mail-Vorlage auch ein der Zeitpunkt eingestellt werden, an dem die Erinnerung verschickt werden soll.
Neben der Erinnerungsmail an die Kontakte kann auch eine Erinnerungsmail an den Mitarbeiter geschickt werden, welcher den Termin durchführt.
Ob eine Erinnerungsmail an die Kontakt oder die Mitarbeiter geschickt werden soll kann im zugehörigen Reiter eingestellt werden.