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Workflow
Workflows dienen der Automatisierung von Arbeitsabläufen. Ein Workflow besteht dabei immer aus einer Bedingung “Wenn”(auch Trigger genannt), optional einem Filter, der die Bedingung weiter einschränkt, und einer Aktion “Dann”, die ausgeführt wird sobald die Bedingung eintritt.
Es können mehrere Workflows angelegt werden und diese nach Belieben an- oder ausgeschaltet werden ohne den Workflow löschen zu müssen.
Trigger
Beim Anlegen eines neuen Workflows muss zunächst ein Trigger ausgewählt werden, also die Bedingung festgelegt werden wodurch der Workflow ausgelöst wird. Per Klick auf die Schaltfläche im “Wenn”-Bereich kann aus einer Liste an möglichen Aktionen ausgewählt werden. Sobald ein Trigger ausgewählt ist, kann dieser per erneutem Klick auf den Trigger verändert werden.
Filter
Nachdem ein Trigger ausgewählt wurde erscheint zusätzlich der “Und Filter”-Bereich. Mit Hilfe der Filter kann der Trigger weiter eingeschränkt werden. Per Klick auf die “+”-Schaltfläche kann ein neuer Filter hinzugefügt werden. Nun kann zunächst aus einer Liste an Parametern die Eigenschaft ausgewählt werden, nach der gefiltert werden soll. Anschließend muss ein Operator festgelegt werden, wie mit dieser Eigenschaft verglichen werden soll beispielsweise auf Gleichheit, größer oder kleiner. Passend dazu kann im letzten Feld der Wert festgelegt werden mit dem die Eigenschaft per Operator verglichen wird.
Aktionen
Nachdem nun die Bedingungen und Filter für die Aktivierung des Workflows eingestellt sind, kann im Bereich “Dann” nun die eigentliche Aktion ausgewählt werden. Ähnlich wie beim Filter auch kann per Klick auf die “+”-Schaltfläche eine Aktion aus einer Liste ausgewählt werden. Anschließend wird die Aktion unterhalb eingeblendet und kann per Klick geöffnet und weiter bearbeitet werden. Abgeschlossen wird die Workflow-Erstellung per Klick auf die “Speichern”-Schaltfläche unten rechts auf der Seite.
Beispiel Workflows
Geburtstags-E-Mail
Mit diesem Workflow kann automatisch eine E-Mail mit Geburtstagswünschen zum Geburtstag eines Kontakts geschickt werden.
Trigger: Kontakt hat Geburtstag
Aktion: E-Mail senden
Versenden von AGBs/ADVs
Dieser Workflow dient der automatischen Übermittlung von Dokumenten, sobald ein Kontakt den Status Kunde erhält.
Trigger: Änderung des Kontaktstatus
Filter: Parameter “Status”, Operator “Gleich”, Wert “Kunde”
Aktion: E-Mail senden und dort die Dokumente anhängen
Abwesenheitsnotiz
Eine Abwesenheitsnotiz für eingehende Chat-Nachrichten aus medo.coach 3 lässt sich per Einstellungen→Workflow realisieren.
Lege einen Workflow “Abwesenheitsnotiz” an, wähle als Trigger “Chat-Nachricht Erhalten” und als Aktion “Chat Nachricht senden”. Gib einen passenden Benachrichtigungstext ein und schalte den Workflow auf “aktiv” um die Abwesenheitsnotiz einzuschalten. Der Workflow kann dann schnell mit umschalten zwischen “aktiv” und “nicht aktiv” auch aus der Workflow-Liste eingeschaltet werden, mit zwei Klicks mehr sind Textänderungen möglich.
Chat abstellen
Es ist derzeit technisch nicht möglich, den Chat in der medo.coach-App auszublenden. Stattdessen empfehlen wir eine automatische Beantwortung etwaiger Chat-Anfragen per Workflow, genau wie oben unter “Abwesenheitsnotiz” beschrieben, nur mit einem entsprechend angepassten Text. Es wird also ein Workflow für das Ereignis “Chat-Nachricht erhalten” erstellt.