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Leistungen
Im Bereich Leistungen können sämtliche Produkte angelegt werden die von Ihnen vertrieben werden. Darunter fallen Dienstleistungen, Produkte, Zugangsberechtigungen, Kontingente und Abos/Verträge.
Dienstleistungen
Unter Dienstleistungen legst Du alle Dienstleistungen an, die Du für Kunden anbietest, egal ob es sich dabei um Termine oder Tätigkeiten bzw. Leistungsangebote ohne Termin handelt. Dienstleistungen können, müssen aber nicht online buchbar sein.
Unter Einstellungen → Leistungen → Dienstleistungen kannst Du mit Klick auf “+” eine neue Dienstleistung hinterlegen, oder mit Klick auf den Namen oder das …-Menü einer bereits aufgelisteten Dienstleistung diese Anzeigen (zum Bearbeiten) oder löschen.
Zuerst legst Du ein paar grundsätzliche Daten der neuen Dienstleistung an:
Gib also Name, Beschreibung, Dauer (falls es ein Termin ist) sowie Mehrwertsteuersatz und Preis an. Die Farbe wird die Dienstleistung im Kalender kennzeichnen und wird zufällig vorgeschlagen. Du kannst es Dir zur Gewohnheit machen, bestimmte Farben für einander ähnliche Dienstleistungen zu verwenden. Die Produktnummer wird automatisch anhand des hinterlegten Nummernkreises vergeben.
Danach solltest Du mit Klick auf “Speichern und zur Dienstleistung” sofort noch weitere Angaben machen:
Im Tab “Allgemeines” siehst Du die eben erfassten Daten wieder. Wechsle daher in die weiteren Tabs…
Im Tab “Mitarbeiter & Ressourcen” wird festgelegt, ob die Dienstleistung sich auf einen Mitarbeiter und/oder eine Ressource bezieht. Dazu ein paar Beispiele:
- Termin bei einem Mitarbeiter: Wenn die Dienstleistung auch ein Termin ist, wird festgelegt, welche Mitarbeiter diesen Termin anbieten, also durchführen dürfen. Es ist möglich, dass der Preis der Dienstleistung sich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterscheidet.
- Der Termin benötigt eine Ressource: Das kann ein Raum oder auch ein Gerät sein. Bei einem EMS-Termin wird üblicherweise nicht nur ein EMS-Gerät als Ressource, sondern auch ein Trainer zur Betreuung gebucht. Es können auch mehrere Ressourcen hinterlegt werden, wenn beispielsweise zwei EMS-Geräte vorhanden sind.
- Handelt es sich um eine Dienstleistung ohne Termin, dann kann die Dienstleistung lediglich für die Abrechnung per Direktkauf oder als Teil eines Vertrags verwendet werden und das Hinterlegen einer Ressource oder eines Mitarbeiters hat keine Auswirkung.
Im Tab “Termin” wird zunächst festgelegt, ob es sich bei der Dienstleistung um einen Termin handelt, oder nicht (siehe oben). Sprich ob die Dienstleistung an einen Termineintrag im Kalender gekoppelt ist. Die Option “Anzahl der Teilnehmer limitieren” begrenzt die maximale Anzahl der Teilnehmer, die diesem Termin hinzugefügt werden können. Ein Kleingruppentraining wäre ein typisches Anwendungsbeispiel für einen solchen Termin.
Weiter können neben der Dauer auch Vor- und Nachbereitungszeiten festgehalten werden, z.B. Zeiten für Anfahrt oder Desinfektion und Reinigung.
Die Vor- und Nachbereitungszeit wird auch bei der online Terminbuchung berücksichtigt ein Termin mit einer Dauer von 60min und 30min Nachbereitungszeit blockiert also in der online Terminbuchung 90min.
Weiter kann unter Standort festgelegt werden, wo ein Termin stattfinden wird. Dieser wird auch in der Terminbestätigungs EMail als .ics Datei angehängt.
Beim Standort Online kann zusätzlich ein Link hinterlegt werden, beispielsweise für ein Zoom-Meeting.
Als Absagemöglichkeit von Terminen stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Absage nur durch Anfrage: Der Kunde fragt an, ob er den Termin absagen darf und ein Mitarbeiter führt die Absage des Termins manuell durch.
- Absage durch Teilnehmer möglich erlaubt dem Teilnehmer die Absage des Termins
- keine Absage durch Teilnehmer möglich erlaubt grundsätzlich keine Absage des Termins
Unter dem Punkt Externe Informationen können Name und Beschreibung der Dienstleistung für die Online-Buchung und die Terminbuchung der medo.coach App überschrieben werden. Das erlaubt es, als interne Bezeichnung eher Kürzel wie z.B. “PT60” zu verwenden, und nach außen für den Kunden “Personal-Training-Stunde”.
Der Tab “Buchung” ist nur für Termine relevant. Hier kann festgelegt werden, ob die Buchungszeiten für den Termin identisch mit der Organisation sind, oder ob individuelle Öffnungszeiten die Dienstleistung nur zu ganz bestimmten Zeiten verfügbar machen. Beispielsweise wenn angemietete Räume (Bewegungsbad, etc.) nur zu ganz bestimmten Zeiten genutzt werden können.
Unter Online Buchung wird festgelegt, ob und für wen der Termin online buchbar ist:
Die Option Unter Favoriten Anzeigen nimmt die Dienstleistung in die Favoritenliste auf, sie wird also in der Auswahl oben hervorgehoben.
Darstellung im Widget erzeugt für die Dienstleistung ein eigens Widget (”Kachel”) in der Online-Buchung. Diese Widgets stehen ganz oben in der Auswahl und sind daher gegenüber den Favoriten nochmals deutlicher hervorgehoben. Diese Funktion wird erst nach einem anstehenden Update der Online-Buchung eine Wirkung haben.
Mit der Zuweisung einer Kategorie lassen sich Dienstleistungen in der Online-Buchung gruppieren, mit dem Kategorie-Namen als Überschrift.
Die Sortierung schließlich weist der Dienstleistung eine Zahl zu, je kleiner die Zahl ist, desto weiter oben steht die Dienstleistung - in der jeweiligen Gruppe oder auch innerhalb der Favoriten, usw..
Im Tab “Zahlung” geht es um die Möglichkeiten, die Dienstleistung zu bezahlen. Das kann einmal der direkte Kauf sein, das heißt dass ein Mitarbeiter die Dienstleistung über den Einkaufswagen in der Kundenakte für den Kunden bucht und dabei entscheidet, ob der Kauf z.B. auf Rechnung oder per Barzahlung, etc. erfolgt (siehe dort).
Die Dienstleistung kann auch in einen Vertrag aufgenommen werden und zwar sowohl als inklusive, d.h. kostenlose bzw. mit dem Vertragspreis abgegoltene Leistung, oder aber als separater Posten zusätzlich abgerechnet wird.
Die Zahlung mit Kontingentkarte erlaubt es, die Dienstleistung zu einer Kontingentkarte hinzuzufügen. Sie kann dann bezahlt werden, indem von der jeweiligen Kontingentkarte eine Einheit abgebucht wird. Der hinterlegte Preis in der Dienstleistung spielt dabei keine Rolle. Eine Kontingentkarte (siehe dort) kann mehrere Dienstleistungen umfassen, es kann aber in dem Fall nicht festgelegt werden, ob es für eine der Dienstleistungen wiederum innerhalb des Kontingents ein extra Limit gibt.
Damit eine Kontingentkarte hinterlegt werden kann, muss diese zuerst angelegt werden.
Eine “Zehnerkarte Sauna oder Massage” lässt sich z.B. nicht auf maximal 3× Sauna begrenzen. Für den Fall müssten zwei Kontingentkarten gekauft werden: “3× Sauna oder Massage” plus “7× Sauna”, um dies zu erreichen, wobei der Kunde für Sauna-Zutritte zuerst die 7er-Karte aufbrauchen muss. Es wäre daher ggf. besser auf derartige Beschränkungen in Kontingent-Paketen ganz zu verzichten und entsprechend anders zu kalkulieren.
Nachdem alle Einstellungen der Dienstleistung gemacht sind, kann man die Bearbeitung mit Klick auf das X-Symbol oben rechts verlassen. Die Dienstleistung kann nun bis zu einer Änderung verwendet werden.
Produkte
Vereinfach gesagt sind Produkte “alles was man anfassen kann”. Hier können Produkte hinterlegt werden z.B. Trainingszubehör, Kleingeräte und Nahrungsergänzungsmittel, die Du für Deinen Kunden verkaufst. Die Funktion ist nicht für einen Versandhandel gedacht. Produkte können daher entweder direkt gekauft werden (Einkaufswagen-Icon in der Kundenakte) oder Bestandteil eines Vertrags sein.
Produkte, die Du anbieten möchtest, hinterlegst Du unter Einstellungen → Leistungen → Produkte. Hier findest Du eine Liste Deiner Produkte und kannst mit Klick auf “+” ein neues Produkt anlegen oder bearbeiten indem du auf den Produktnamen klickst oder das “…” Menü verwendest.
Wenn Du ein Produkt neu anlegst, wird eine Produktnummer erzeugt und Du gibst Namen und Beschreibung des Produkts an. Außerdem Preis und Mehrwertsteuer-Satz. Die Farbe dient zur Erkennung ähnlicher Produkte in der Liste, es ist nicht die Produktfarbe gemeint.
Mit Klick auf “Speichern und zum Produkt” siehst Du die Produktdetails und kannst dann in den Tab “Zahlung” wechseln und hier hinterlegen, wie das Produkt erworben werden kann. Wenn Du hier aber weder den Direktkauf noch die Aufnahme in einen Vertrag gestattest, gibt es keinen Weg, wie das Produkt überhaupt verkauft werden kann.
Klicke auf Speichern, wenn Du die Einstellung geändert hast. Mit Klick auf das × oben rechts kannst Du die Detailansicht des Produkts verlassen und siehst wieder die Produktliste.
Ressource
Beispiele für Ressourcen sind Kursräume, EMS-Geräte, Spielfelder, etc. die im Zusammenhang mit Terminen gebucht werden können oder sogar müssen. Ressourcen werden immer mit einer Dienstleistung oder einer Zugangsberechtigung gebucht, die bestimmt, ob die Ressource allein gebucht wird, z.B. wenn ein Squash- oder Badminton-Court reserviert werden soll, oder zusammen mit einem Trainer oder Mitarbeiter wenn die Ressource für die Dienstleistung notwendig ist, wie eben das EMS-Gerät beim EMS-Training. Kurse können ebenfalls einen Kursraum als Ressource belegen, wodurch verhindert wird, dass in dem entsprechenden Raum zu der Zeit andere Leistungen gebucht werden.
Eine Ressource kann aber auch ein “Standort” sein, was es ermöglicht, bei der Terminbuchung zu bestimmen, wo ein Termin stattfinden soll, damit Kunde sowie Mitarbeiter wissen, wo sie sich zum Termin einzufinden haben. Zum Beispiel im BGM-Bereich “Trainingsraum C-Gebäude”, denkbar sind aber auch Treffpunkt-Angaben für’s Outdoor-Training: “Kiosk an der Staumauer”.
Ressourcen dienen also entweder dazu, eine Doppelbelegung durch Termine zu verhindern, oder aber um die Nutzung einer Ressource als buchbare Zugangsberechtigung anbieten zu können.
Durch die Nutzung einer Ressource ist es möglich, einen Kurstermin ohne eine Mitarbeiter-Hinterlegung anzulegen. Wenn kein Mitarbeiter zugeordnet ist, musst Du Dich natürlich trotzdem um das Organisatorische kümmern.
Ressourcen haben eine eigene Kalenderspalte und Kundentermine, die nur eine Ressource belegen, aber keinem Mitarbeiter zugewiesen sind, tauchen nur in der Ressourcenspalte auf. Du solltest daher darauf achten, dass Du Kalender-Ansichten hinterlegst, in denen die Ressourcen-Spalten eingeblendet werden. Ansonsten kann es leicht verwirren, wenn ein Kunde zu einem Termin erscheint, der scheinbar unsichtbar ist, weil man nämlich nur die Kalender der Mitarbeiter sieht.
Das gleiche gilt für Kurse, in die man womöglich gerade einen Kunden hineinbuchen möchte.
Ressourcen legst Du an unter Einstellungen → Leistungen → Ressourcen an. Wie gewohnt siehst Du dort eine Liste der angelegten Ressourcen und kannst diese per Klick auf den Namen oder mit dem “…”-Menü bearbeiten. Mit Klick auf “+” legst Du eine neue Ressource an:
In der folgenden Maske solltest Du eine Kurzbezeichnung, einen Namen und eine Beschreibung hinterlegen. Die Farbe kann z.B. helfen, gleichwertige Ressourcen zu erkennen, wie EMS-Gerät 1,2,3 usw.. Damit eine Ressource gebucht werden kann, muss der Haken “veröffentlicht” gesetzt sein.
Mit Klick auf den Speichern-Button wird die Ressource angelegt.
Wenn eine Ressource eine Zeit lang oder sogar auf unbestimmte Zeit nicht nutzbar ist, kannst Du den Haken unter veröffentlicht entfernen. Dadurch kann die Ressource nicht mehr in neue Termine bzw. zu Leistungen gebucht werden, man muss und sollte sie (und die Statistik und Buchungsdaten) also nicht löschen.
Soll die Ressource nur zu einer bestimmten Zeit blockiert werden, lege einfach einen Termin ohne Dienstleistung in der Kalenderspalte der Ressource an.
Wenn die Ressource regelmäßig zu bestimmten Zeiten nicht nutzbar ist, kannst Du entweder einen Wiederholungstermin verwenden, besser ist es aber, die Buchungszeiten der zugehörigen Leistung einzuschränken.
Zugangsberechtigungen
Mit den Zugangsberechtigungen kann festgelegt werden, welche Kontakte Zugang zu bestimmten Bereichen haben. Eine Zugangsberechtigung ist immer an eine Ressource, also einen Raum oder Standort, gebunden. Ein Beispiel dafür wäre ein Solarium oder Saunazugang.
Kontingente
Kontingente ermöglichen es mehrere Dienstleistungen, Produkte oder Zugangsberechtigungen als Paket zu verkaufen. Diese Kontingente können dann verwendet werden um Dienste zu benutzen ohne jeden Dienst einzeln abrechnen zu müssen und bieten dadurch eine hohe Flexibilität des Einlösens. Beim Anlegen eines Kontingentes kann zugeordnet werden für welche Dienste das Kontingent verwendet werden darf. Ein Kontingent könnte also auch universell für unterschiedliche Dienstleistungen verwendet werden. Ein bekanntes Beispiel für Kontingente sind 10er Karten für Kurse.
Verträge und Abos
Im Bereich “Vertragsvorlagen” können Verträge und Abonnements angelegt werden. Nach einem Klick auf die “+”-Schaltfläche können zunächst einige Grundinformationen, wie Name, Beschreibung, Laufzeit und automatische Vertragsverlängerung, für das Abo eingetragen werden. Per Klick auf “Speichern” wird das Abo angelegt. Durch Klick auf den Vertragsnamen können nun folgende weitere Einstellungen vorgenommen werden.
Leistungen
Im Reiter “Leistungen” können vorher erstellte Produkte (siehe oben) dem Vertrag hinzugefügt werden. Per Klick in das jeweilige Produktfeld kann nach einem Produkt gesucht werden oder dieses aus der Liste ausgewählt werden. Für das ausgewählte Produkt kann anschließend ein abweichender Name eingegeben werden. Dieser Name wird dann beim Erstellen der Rechnung verwendet. Neben dem Namen kann auch ein Preis festgelegt werden, ob das jeweilige Produkt im Vertragspreis inkludiert ist oder separat abgerechnet wird. Außerdem gibt es für einige Produkte die Möglichkeit diese für regelmäßigen Intervallen zu definieren.
Online-Buchung
Im Reiter “Online-Buchung” kann eingestellt werden, ob der Vertrag über die App oder Website buchbar sein soll oder ob eine Abwicklung nur manuell durchgeführt werden kann. Sollte die Online-Buchung aktiviert werden, so gibt es auf der rechten Seite zusätzlich die zwei Textfelder in denen ein Titel und eine Beschreibung des Vertrags hinterlegt werden kann. Dieses Angaben werden dann im Onlinebereich angezeigt.
Zahlung
Im Reiter “Zahlung” kann angegeben werden nach welchem Intervall der angegebene Betrag anfällt. Eine Kombination aus mehreren Intervallen ist möglich.