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Einstellungen
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Weitere Module
Organisation
Der Einstellungsbereich Organisation besteht aus Einstellungen die sich auf ihr Unternehmen und ihre interne Verwaltung beziehen.
Häufig verwendete Einstellungen:
- Firmendaten ändern
- Mitarbeiter anlegen
- Öffnungszeiten festlegen
- Kompetenzen verwalten
Allgemein
Dieser Bereich dient der Beschreibung ihres Unternehmens.
Sie können folgende Daten hinterlegen:
- Firmenname
- Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- diverse Webseite, auch Social Media
- Firmenbeschreibung
- Impressum/Datenschutzhinweise/AGBs
- Zeitzonen-/Sprach- und Ländereinstellungen
- benutzte Währung
- Kontodaten
- Farbschema der medo.core Webseite
Geschäftszeiten
In diesem Abschnitt können die Öffnungszeiten ihres Unternehmens definiert werden.
Per Klick auf den Haken am Anfang jeder Wochentags-Zeile kann der gesamte Tag zur Öffnungszeit hinzugefügt oder entfernt werden.
Pro Wochentag können dann einzelne Zeitblöcke festgelegt werden. Um einen weiteren Zeitblock hinzuzufügen kann das “+”-Symbol verwendet werden(siehe Screenshot unterhalb).
Im Reiter “Ausnahmen” können temporäre Abweichungen von der normalen Öffnungszeit hinterlegt werden. Dies können beispielsweise Feiertage, Betriebsferien aber auch Öffnungszeiten außerhalb der Regel wie z.B. einmalig am Wochenende sein. Per Klick auf die “Feiertag”-Schaltfläche können bequem einige gesetzliche Feiertage ausgewählt und zu den Ausnahmen hinzugefügt werden. Diese werden dabei standardmäßig als “geschlossene” Ausnahmen angelegt, können aber per Klick auf das “Bleistift”-Symbol zu einer “geöffneten” Ausnahme geändert werden.
Mitarbeiter
Im Bereich Mitarbeiter werden die verschiedenen Mitarbeiter ihres Unternehmens angelegt. Jeder Mitarbeiter erhält einen getrennten Zugang zu medo.core. Per Klick auf die “Neu”-Schaltfläche kann ein weiterer Mitarbeiter anhand seiner EMail-Adresse eingeladen werden.
Kompetenzen
Kompetenzen können dazu verwendet werden verschiedene Mitarbeiter zu einer Arbeitsgruppe zusammen zufassen. Für diese Arbeitsgruppe können anschließend Berechtigungen vergeben werden um den Zugriff auf Dokumente oder Kontakte einzuschränken. Bei Kontakten und Dokumenten kann der Zugriff eingeschränkt werden je nachdem ob der Mitarbeiter dem Kontakt zugewiesen ist oder nicht. Zusätzlich kann der Zugriff je nach Kontaktstatus(Eingang, Interessenten oder Kunden) eingeschränkt werden. Darüber hinaus können auch einzelne Aktionen wie beispielsweise das Löschen von Kontakten gesperrt werden.
Im Bereich Organizer kann eingeschränkt werden ob Ansichten für alle Mitarbeiter angelegt werden dürfen.
Nummernkreise
Nummernkreise helfen dabei eindeutige Bezeichnungen zu vergeben. Es können Nummernkreise für Kunden, Gruppen, Mitarbeiter, Produkte, Verträge, Rechnungen und Aufträge vergeben angelegt werden. Jeder Nummernkreis besteht dabei aus 4 Parametern die angepasst werden können.
Der Präfix sorgt für eine eindeutige Unterscheidung zwischen den verschiedenen Nummernkreisen. Standardmäßig ist dieser Präfix auf den Anfangsbuchstabe der zugehörigen Kategorie eingestellt.
Nach dem Präfix folgt als zweiter Parameter ein optionales Feld welches nach belieben vergeben werden kann.
Mit dem Parameter Ziffernlänge wird vorgegeben wie viele Stellen der betreffende Nummernkreis besitzt. Führende Ziffern werden dabei mit Nullen aufgefüllt damit die Ziffernlänge eingehalten wird.
Der letzte Parameter gibt an welcher Wert als nächstes automatisch vergeben wird. Sollten beispielsweise bereits vor der Verwendung von medo.core Kundennummern vergeben worden, kann durch die Eingabe der nächsten verfügbaren Kundennummer nahtlos an die bestehende Organisation angeschlossen werden.
Briefvorlage
Der Bereich Briefvorlage ermöglicht es die erstellten Dokumente zu personalisieren. Ist bereits ein Briefpapier vorhanden, so kann dieses als Hintergrundbild eingefügt werden und im zugehörigen Dialog hochgeladen werden. Neben der Anpassung der Formatierungen (Seitenränder, Briefkopf und Fußzeilenhöhe) können im unteren Bereich weitere Anpassungen vorgenommen werden. Diese Optionen können verwendet werden um den Druck an das hochgeladene Briefpapier anzupassen. Sollte der Briefkopf mit ihrer Anschrift bereits im Briefpapier hinterlegt sein, so kann bei der Option “Briefkopf drucken” das Einfügen der Anschrift durch medo.core unterbunden werden.
Unterhalb der Einstellungen kann die aktuelle Konfiguration anhand eines Beispieldokumentes eingesehen werden.