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Gruppen
Es kann sinnvoll sein mehrere Kontakte zu einer Gruppe zusammenzufassen, beispielsweise um diesen das selbe Dokument zukommen zu lassen oder eine Nachricht per E-Mail zu schicken.
Gruppe erstellen
Das Erstellen von Gruppen findet über den Kontakt-Bereich im CRM-Modul statt. Per Klick auf das Kästchen vor jedem Kontakt können diese ausgewählt werden und es erscheinen anschließend die Gruppenoptionen. Dort kann eine temporäre Gruppe oder eine neue Gruppe erstellt werden. Haben Sie bereits eine Gruppe ausgewählt, so erscheint zudem noch die Option die ausgewählten Kontakte zur Gruppe hinzuzufügen.
Mitglieder zur Gruppe hinzufügen
Um einer bereits bestehenden Gruppe weitere Mitglieder hinzuzufügen muss zunächst die entsprechende Gruppe ausgewählt werden. Die Gruppe kann entweder im Bereich CRM → Gruppen angeklickt werden oder per Sucheingabe ausgewählt werden. Anschließend müssen die Kontakte ausgewählt werden, die der Gruppe beitreten sollen. Im Bereich CRM → Kontakte können dazu die entsprechenden Kontakte gefiltert werden und per Klick am Anfang der Zeile markiert werden. Sobald dies geschehen ist erscheint im unteren Bereich ein Menü mit der Option “Zur Gruppe hinzufügen”.
Gruppen Typen
Es gibt drei verschiedene Gruppentypen die sich in ihren Eigenschaften unterscheiden.
Feste Gruppen
Feste Gruppen treffen am ehesten auf das klassische Gruppenbild zu. Die Gruppe ist permanent angelegt und besteht aus festen Mitgliedern. Die Mitglieder der Gruppe können natürlich verändert werden, jedoch muss dies manuell ausgeführt werden.
Dynamische Gruppen
Anders als bei der festen Gruppe sind die Mitglieder bei einer dynamischen Gruppe nicht fest und können sich selbstständig verändern. Grund dafür ist, dass dynamische Gruppen aus Kontakten mit bestimmten Eigenschaften oder auch Filtern bestehen. Ähnlich wie beim Filtern der Kontakte besteht eine dynamische Gruppe beispielsweise aus allen Kontakten die ein ausgewähltes Geschlecht, Alter, Schlagwort oder eine Kombination aus mehreren Filtern besitzen. Ähnlich wie eine feste Gruppe sind auch dynamische Gruppen permanent angelegt und im Gruppen-Bereich jederzeit wieder auswählbar.
Temporäre Gruppe
Neben den beiden bereits erwähnten permanenten Gruppen gibt es auch temporäre Gruppen. Diese besteht aus mehreren manuell ausgewählten Kontakten und dient nur dem vorübergehenden Arbeiten mit diesen. Ein Beispiel dafür ist das versenden eines Dokumentes oder einer E-Mail an einen ausgewählte Kontakte. Nachdem die temporäre Gruppe geschlossen wurde ist diese nicht mehr im Gruppen-Reiter zu finden und muss neu angelegt werden.
Kategorien
Kategorien bieten die Option freie Eigenschaften festzulegen und diese den Kontakten zuzuweisen. Ähnlich wie die anderen Gruppen besitzt eine Kategorie die gleichen Funktionen, wie die Gruppen-Sidebar und die Gruppen Benachrichtigungen. Zusätzlich werden die Kategorien in der Kontaktübersicht angezeigt, um sich ein schnelles Kundenprofil aus den Eigenschaften verschaffen zu können. Welche Kategorien Sie anlegen ist dabei Ihnen überlassen. Dies könnten beispielsweise Interesse wie “Ausdauersportler”, Trainingsziele wie “Muskelaufbau” oder auch Vertragsmodelle wie “Premium Abo” sein. Mithilfe der Kategorien können nun zielgerichtet Angebote oder Informationen an Kontakte mit den passenden Eigenschaften geschickt werden.
Die Gruppen Sidebar
Ähnlich wie bei Kontakten gibt es eine Gruppen Sidebar, die erscheint sobald eine Gruppe aktiv/ausgewählt ist. Diese erscheint am linken Bildschirmrand. Sollte bereits ein Kontakt ausgewählt sein, und damit eine Kontakt Sidebar vorhanden sein, so erscheint neben der Kontakt Sidebar die Gruppen Sidebar. Über die Gruppen Sidebar sind die verschiedenen Gruppenaktionen auswählbar.
Gruppe bearbeiten
Mit der Schaltfläche “Gruppe bearbeiten” kann die Gruppennummer, der Name der Gruppe und die Zuweisung (Mitarbeiter oder Kompetenz) geändert werden.
Mitglieder bearbeiten
Per Klick auf “Mitglieder bearbeiten” erscheint vor jedem Gruppenmitglied ein Kästchen. Mit diesem Kästchen können die Mitglieder ausgewählt werden, die aus der Gruppe entfernt werden sollen. Nachdem die Auswahl getroffen wurde können die Kontakte über die Schaltfläche “Mitglieder entfernen” im unteren Bereich der Sidebar aus der Gruppe entfernt werden. Anschließend werden die Kästchen und die “Mitglieder entfernen”-Schaltfläche wieder ausgeblendet.
Gruppenkommunikation
Im unteren Bereich des Menüs der Gruppenaktionen sind verschiedene Kommunikationsaktionen auswählbar. Darüber ist es möglich eine Nachricht an die Gruppenmitglieder per E-Mail oder medo.coach Chat Nachricht zu schreiben. Dokumente können als Anhang einer E-Mail versendet werden oder in der Kundenakte hinterlegt und für medo.coach freigegeben werden.