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Kontakte
Der Kontakte-Reiter im CRM-Modul dient der Verwaltung Ihrer Kunden. Sie können Kunden in diesem Bereich anlegen, verwalten und filtern. Außerdem können Sie ihre Kunden zu Gruppen zusammenfassen.
Kontakt anlegen
Erste Schritte abgeschlossen haben. Insbesondere die Nummernkreise für die Vergabe der Kundennummern sollte eingerichtet sein.Um einen Kontakt anzulegen klicken Sie auf den “Erstellen”-Button im oberen rechten Bereich des Kontakte-Abschnittes im CRM-Modul. Anschließend öffnet sich der “Kontakt erstellen”-Dialog. Hier können Sie die grundlegenden Daten ihres Kontaktes eingeben und per Klick auf Speichern den Kontakt erstellen.
Weitere Daten wie beispielsweise die Anschrift können später in den Stammdaten des Kontaktes hinzugefügt werden.
Unterhalb finden Sie noch einige Informationen zu besonderen Feldern.
Kontaktstatus
Der Kontaktstatus legt fest ob es sich bei diesem Kontakt um einen Interessenten oder einen Kunden handelt.
Der Status Interessent ist für Kontakte gedacht, die noch keine aktiven Kunden sind, von denen aber bereits Kontaktdaten vorhanden sind. Der Begriff “potenzielle Kunden” wäre auch treffend. Interessenten können jederzeit in den Status Kunde überführt werden. Dazu muss zunächst der Kontakt ausgewählt werden und dann neben dem Profilbild auf den Status Kunde geklickt werden. Anschließend öffnet sich ein Dialog mit der Aufforderung den Statuswechsel zu bestätigen.
Kunden sind aktive Kontakte die von Ihnen betreut werden.
Es gibt neben Interessent und Kunde noch zwei weitere Zustände. Diese sind Eingang und Archiv.
Den Status Eingang erhalten Kontakte wenn diese durch einen Mechanismus, beispielsweise durch einen Import, dem System hinzugefügt werden. Kontakte mit dem Status Eingang besitzen eingeschränkte Funktionalitäten.
Wenn Kontakte aus dem aktiven Kundenbestand entfernt werden sollen ohne die Stammdaten oder Historie zu verlieren, gibt es das Archiv. Archivierte Kunden besitzen eingeschränkte Funktionalitäten, können jedoch bei Bedarf wieder zu einem aktiven Kontakt umgewandelt werden.
Zuweisung
Das Feld der Zuweisung legt fest, wer für den aktuellen Kontakt zuständig/verantwortlich ist. Der Kontakt kann dabei allen Mitarbeitern, einzelnen Mitarbeitern oder einer Kompetenz, sprich einer Gruppe von Mitarbeitern zugewiesen werden.
Durch die Zuweisung eines Mitarbeiters werden dem Mitarbeiter beispielsweise Aktivitäten des Kontakts im Dashboard oder eingehende Chat Nachrichten des Kontakts als Push Notification(falls im Profil aktiviert) oder als kleines Popup mit dem Kundenprofilbild angezeigt
Kundennummer
Die Zeile der Kundennummer ermöglicht es Ihnen eine interne Bezeichnung für ihre Kunden vorzunehmen. Achten Sie darauf, dass jede Kundennummer nur einmal vergeben werden kann. Um Ihnen diese Nummerierung möglichst einfach gestalten zu können gibt es die Nummernkreise, welche Sie in den Einstellungen konfigurieren können. Haben Sie die Konfiguration durchgeführt, können Sie an dieser Stelle den Button “Nummer erzeugen” verwenden, um die nächste freie Kundennummer zu vergeben.
Filtern der Kontakte
Neben der Suche nach Namen und zugewiesenem Mitarbeiter, gibt es zusätzlich die Möglichkeit durch verschiedene Filter die angezeigte Kundenliste einzuschränken. Um die Filtereinstellungen anzuzeigen klicken Sie auf den Button “Erweitert” unterhalb der Suchleiste. Anschließend öffnen sich unterhalb die Filtereinstellungen und Sie können die Parameter nach ihrem Belieben anpassen.
Sollten Sie öfters mit Kontakten einer bestimmten Filterung arbeiten kann aus diesen Parametern eine dynamische Gruppe erstellen.
Markieren mehrerer Kontakte/Erstellen von Gruppen
Per Klick in die Checkbox am Anfang der Zeile können mehrere Kontakte ausgewählt werden. Anschließend erscheint im unteren Bereich eine Menüleiste mit verschiedenen Aktionen. Es gibt dabei zum einen Gruppenaktionen wie beispielsweise das Zusammenfassen mehrerer Kontakte zu einer Gruppe oder das Hinzufügen zu einer bestehenden Gruppe. Zum anderen gibt es Kontaktaktionen wie das gleichzeitige Archivieren oder Löschen mehrerer Kontakte.
Temporäre Gruppe
Bei temporären Gruppen handelt es sich um vorübergehende Gruppen, die dazu dienen einzelne Aktionen durchzuführen ohne eine permanente Gruppe anzulegen.
Neue Gruppe
Bei Verwendung dieses Buttons wird eine neue Gruppe angelegt. Es öffnet sich der Erstell-Dialog und Sie können einen Gruppennamen, eine Gruppennummer und eine Zuweisung der Verantwortung vornehmen.
Zur Gruppe hinzufügen
Wenn vorher eine Gruppe ausgewählt wurde (Gruppen Sidebar ist vorhanden) erscheint zusätzlich die Aktion “Zur Gruppe hinzufügen”. Mit dieser Schaltfläche werden alle ausgewählten Kontakte der ausgewählten Gruppe hinzugefügt.
Archivieren
Der Archivieren Button entfernt die ausgewählten Kontakte aus dem aktiven Kundenbestand. Ähnlich wie bei Kontakten im “Interessenten”-Status ist bei archivierten Kontakten ein Großteil der Funktionen deaktiviert. Es gibt jedoch die Option archivierte Kontakte wieder zu aktiven Kontakten zu machen. Vorteil dabei ist, dass die bisherigen Informationen des Kontaktes, wie beispielsweise die Stammdaten, nicht verloren gehen und der Kontakt ohne neues Anlegen wiederverwendet werden kann.
Löschen
Die Löschen Schaltfläche sorgt dafür das die markierten Kontakte aus dem Kundenbestand entfernt werden. Diese werden dabei endgültig gelöscht und können nicht mehr wiederhergestellt werden.