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Leitfaden für die Umstellung auf das neue Kurs-System
Das alte Kurssystem bleibt noch für einige Monate aktiv, so dass es sehr wahrscheinlich ist, dass alle bereits von Kunden gebuchten Kurse aus dem alten System noch wie gewohnt abgewickelt werden. Um das neue Kurssystem nutzen zu können, muss die Online-Buchungsfunktion neu in deine Webseite eingefügt werden und deine Kurse müssen nach dem neuen System erstellt werden.
Neue Webseiten-Verknüpfungen
Eine Voraussetzung für die Nutzung der neuen Buchungsfunktion ist auch die Umstellung des Online-Buchungstools. Das heißt die Links von deiner Webseite zum Onlinebuchungssystem müssen mindestens ausgetauscht, besser aber durch unsere neuen Widgets ersetzt werden. Die bisherigen Links findest du noch im Eintrag Einstellungen → medo.coach®→Webseite (veraltet).
Die neuen Verknüpfungen entnehme bitte unter Einstellungen→medo.coach®→Webseite:
In diesem Bereich findest du neben bekannten auch neue Einstellungen:
- Zahlungsmethoden anzeigen Dieser Schalter bestimmt, ob deine Kunden bei der Buchung eines Termins festlegen müssen, wie sie den Termin bezahlen wollen, also per Guthaben (Kontingent), Abbuchung, etc..
- Eindeutiger URI-Schlüssel: Hier solltest du eine kurze Phrase hinterlegen, die eindeutig auf Dein Unternehmen hindeutet. Dies wird ein Teil des Links unter der deine Onlinebuchung erreichbar ist. Daher muss jeder medo.core-Kunde eine andere Kennung haben. Bitte trage nicht etwas zu einfaches wie “Test” oder “PT” hier ein, sondern etwas, was bestimmt kein anderes Studio oder kein anderer Trainer hier eintragen würde, beispielsweise deinen Firmennamen.
Die Einbindung in deine Webseite erfolgt ab jetzt zwingend per iFrame. Es gibt nun allerdings zwei verschiedene Bereiche, sogenannte Widgets. Es handelt sich dabei einmal um eine gesonderte Ansicht zur Kursbuchung, das Kurse-Widget, und eine Ansicht zur Buchung von Dienstleistungen, das Dienste-Widget:
Für jedes Widget gibt es einen Vorschau-Button, der dir zeigt, wie dieser Teil deines Buchungssystems aussieht. Du solltest diese Vorschau auch nutzen, wenn du gerade neue Dienstleistungen oder Kurse erstellt hast, und prüfen möchtest, ob sie richtig erscheinen.
Umstellung des Kurs-Systems
Die bereits erstellten Kurse nach dem alten System funktionieren noch eine Weile weiter. Erst werden wir die Erstellung neuer Kurse abstellen, dann aber, vermutlich zum Jahresende, werden wir die noch existierenden Kurse aus dem alten System ausblenden.
Wir empfehlen daher, die laufenden Kurse nach dem alten System an einem Stichtag möglichst direkt nach dem letzten bereits von Kunden gebuchten Termin, zu beenden, d.h. alle alten und leeren Kurstermine nach diesem Datum werden von dir gelöscht, Serien gestoppt.
Für die neuen Kurse gilt es zunächst, Leistungen mit passenden Einstellungen anzulegen. Der Einstellungsbereich für die neuen Kurse befindet sich unter Einstellungen → Leistungen → Kurs. Die Einstellungen entsprechen im Wesentlichen denen einer Dienstleistung.
Die Besonderheiten bei Kursen sind die Warteliste, die gesonderte Einsortierung im Widget für Kurse und es sind nur von Dir vorgeplante Termine möglich (während deine Kunden bei der Buchung einer Dienstleistung ja auch den Termin wählen können).
Kurse brauchen weiterhin einen Standort oder einen Mitarbeiter. Der Grund dafür ist einfach der, dass es wenigstens einen Kalender bzw. eine Kalenderspalte geben muss, in welcher der Kurs erscheint.
Der Kurs kann dann wie andere Termine auch im Organizer zur Kalenderspalte des Mitarbeiters oder des Kursorts hinzugefügt werden.
Soll der Kurs wiederholt angeboten werden, wird der Haken “Serientermin” gesetzt und die Wiederholungsfrequenz gewählt. Kurse können sich wöchentlich, 14-täglich oder monatlich wiederholen. Außerdem muss das Ende der Kurs-Serie angegeben werden. Das kann entweder ein Datum in der Zukunft sein, oder es ergibt sich aus einer Wiederholungszahl.
Beachte bitte, dass sich monatlich wiederholende Kurse immer am gleichen Kalendertag stattfinden und daher stets an unterschiedlichen Wochentagen, die Wochenenden eingeschlossen, liegen.
Bei einer Kursserie handelt es sich nicht um einen Kurs mit immer gleichen Teilnehmern. Jeder individuelle Termin wird auch individuell gebucht. Um einen Kurs mit gleichen Teilnehmern über mehrere Termine hinweg zu realisieren, kannst du einen Dienstleistungstermin mit der gewünschten Teilnehmerliste erstellen und diesen als Wiederholungstermin einstellen. Dann ist die Teilnehmerliste fest, ein solcher Termin kann aber nicht von deinen Kunden per Onlinebuchung gebucht werden.
Um einen Kurs mit gleichen Teilnehmern über mehrere Wochen zu realisieren, empfehlen wir, zunächst den Start-Termin des Kurses als einen normal buchbaren Kurs einzusetzen. Sobald dessen Teilnehmer feststehen, wird aus den Kursteilnehmern eine temporäre Gruppe gebildet. Mit dieser Gruppe wird dann von dir ein Serientermin über die Folgetermine erstellt. Das heißt ein Kurs mit 8 Terminen besteht aus dem Start-Termin und einem Serie aus 7 Folgeterminen mit festen, zur Serie gehörenden Teilnehmern - aus eben der temporären Gruppe. Am besten erstellst du für die Folgetermine eine eigene Dienstleistung, die nicht öffentlich buchbar ist. Auf diese Weise hast du auch die Option, die Folgetermine einzeln nach Anwesenheit abzurechnen, wenn das gewünscht ist. Du kannst diese Folge-Termine auch schon zusammen mit dem noch leeren Start-Termin in den Kalender eintragen, damit nicht versehentlich andere Termine in die freien Plätze gebucht werden.
Wir empfehlen, die Wiederholungszahlen der Kurse nicht zu hoch anzusetzen, da ansonsten die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass die Kursserie im Laufe der Zeit abgeändert werden muss. Dann wären alle restlichen Termine der Kursserie zu ändern. Sinnvoll ist beispielsweise eine monatliche Vorausplanung für etwa 3 Monate in die Zukunft.
Das neue Kurssystem muss also nicht an einem bestimmten Tag starten, sondern je nach Kurs übernimmt halt der Kurs nach dem neuen Schema den jeweiligen “Platz im Kalender” nachdem der alte Kurs ausgelaufen ist.
Dementsprechend legst du also jeweils nach diesem Schema alle benötigten Kurse wieder System an. Mehr ist tatsächlich nicht zu tun.
Kleingruppen-Termine
Dies ist keine eigene Terminfunktion sondern jede auf “Termin” geschaltete Dienstleistung bzw. auch jeder Zugang kann hierfür verwendet werden. Die Idee ist, einen Termintyp anzubieten, den sich der erste Kunde bucht und dadurch die Zeit vorgibt, wissend, dass sich dann weitere Kunden bis zu einer Maximalzahl in den Termin hinzubuchen können. Das kann unter mehreren Aspekten nützlich sein, zum Beispiel um mit Freunden zu trainieren, oder auch als eine einfache Form, um Kleingruppentraining zu organisieren. Setzt man dieselben Termine vorgeplant, also ohne einen Kunden, in den Kalender, kann man die Uhrzeiten für derartige Angebote genau steuern. Der wesentliche Punkt ist immer, dass ein Termin im Kalender erscheint, der noch offen für weitere Buchungen ist. Um die Funktion einzustellen, aktiviere “Anzahl der maximalen Teilnehmer limitieren” im Tab “Termin” und lege die Teilnehmerzahl fest:
