Inhalt
Organizer
Module
Termin vereinbaren
Zum Erstellen eines Termins sucht man zunächst die passende Kalenderspalte heraus. Unter Umständen muss der Anzeigefilter für den Kalender so eingestellt werden, dass man den gewünschten Kalender sieht.
In der Kalenderspalte klickt man auf die Wunsch-Uhrzeit. In der folgenden Maske ist die Wunsch-Uhrzeit noch nicht zu sehen, sie wird aber gemerkt.
Damit der Termin geprüft werden kann, wird zunächst erfasst, um welche Art Termin es sich handelt. Die am meisten gebuchten Termintypen (sprich Leistungen) werden als Favoriten angeboten. Mit einem Klick auf “Leistung suchen…” kann man eine hier nicht angezeigte (also weniger häufig gebuchte) Dienstleistung wählen oder man erstellt einen “Termin ohne Leistung…” mit dem Klick auf die entsprechende Schaltfläche.
Ein “Termin ohne Leistung” wird immer manuell erstellt, das heißt man gibt unter “Titel” den gewünschten Namen des Termins ein und braucht nur noch die End-Uhrzeit wählen, während die Startzeit aus der jeweils angeklickten Kalenderzeile übernommen wurde - und natürlich noch geändert werden kann. Sollte es eine Überschneidung mit bestehenden Terminen geben, wird man beim Klick auf “weiter” darauf hingewiesen.
Wird eine Dienstleistung ausgewählt, aktiviert sich die Funktion “Termin finden”. Falls gewünscht kann man auch hier auf "manuelle Eingabe” (siehe oben) umstellen, um beispielsweise Termine in der Vergangenheit oder unabhängig von den Zeitslots zu erstellen.
Die Funktion Termin finden ermöglicht eine Terminsuche nach typischen Kriterien, die ein Kunde üblicherweise bei der Terminabstimmung nennen könnte. Das heißt es kann ein konkreter Mitarbeiter angefragt werden, die Tageszeit kann z.B. auf “Mittag” oder “Abend”, usw., eingegrenzt werden. Das Raster gibt vor, welche Startzeiten angeboten werden, wenn mit diesen Einstellungen ein ganzer Zeitraum mit mehreren Terminen gefunden wird. Voreingestellt ist hier ein 30 Minuten Raster, d.h. es werden immer Termine zur vollen und halben Stunde angeboten.
Wenn die Terminvereinbarung per Klick in eine Kalenderspalte geöffnet wurde, ist sowohl das Raster wie auch der Filter für Mitarbeiter und Ressourcen anhand der Kalenderspalte und der aktiven Kalenderansicht gesetzt.
Im Kalenderblatt kann alternativ nach freien Terminen an einem anderen Tag gesucht werden. Tage, an denen mit den aktuellen Filter-Einstellungen Termine möglich sind, werden durch einen Kreis um das Datum hervorgehoben.
Die am gewählten Tag buchbaren Termine werden rechts vom Kalenderblatt angezeigt. Jede Zeile enthält einen Termin mit Uhrzeit, dem zuständigen Teammitglied und der Preisangabe. Wenn mehrere Teammitglieder zur gleichen Uhrzeit verfügbar sind, lässt sich für jede Zeile die Liste verfügbarer Mitarbeiter ausklappen.
Termine können abhängig vom ausgewählten Mitarbeiter unterschiedliche Preise erhalten.
Der gewünschte Termin wird einfach angeklickt und mit Klick auf “Weiter” wird der Termin im Detail angezeigt:
Der Termin kann hier um Teilnehmer ergänzt werden, eine Ressourcenbelegung kann wahlweise, oder wenn durch den Termin erforderlich, auch gezwungenermaßen erfolgen. Da durch die Auswahl eines konkreten Termins auch ein Mitarbeiter benannt wurde, wird im oberen Bereich der Maske darauf hingewiesen. Wenn eine Ressource (Raum, Gerät, etc.) belegt werden soll, kann dies in dieser Maske geschehen. Die Teilnehmer können später noch über den angelegten Termin im Kalender ergänzt oder verändert werden.
Mit Klick auf “Mehrere Termine planen” können noch weitere Termine hinzugefügt werden. Als Dienstleistung ist die Dienstleistung des gerade erstellen Termins vorausgewählt, soll ein Termin für eine andere Dienstleistung erstellt werden, so kann diese im oberen Bereich geändert werden. Die Filter für Tageszeit und Raster sowie ein Filter nach Mitarbeiter können ebenso verändert werden.
Man klickt hier eine passende Uhrzeit (für den im Kalenderblatt markierten Tag) an, wählt ggf. noch den gewünschten Mitarbeiter und kann mit Klick auf Erstellen in die Detailmaske des neuen Termins sehen:
/w=3840,quality=90,fit=scale-down)
Auch hier können noch Teilnehmer hinzugefügt werden, der Teilnehmer aus dem vorigen Termin ist aber fest hinterlegt. Die (geplante) Zahlmethode für den neuen Termin kann aber noch angepasst werden.
Mit Klick auf “Termin anlegen” wird dieser Termin zur Liste hinzugefügt und man kehrt zurück zur Terminauswahl um noch weitere Termine auf die gleiche Weise zu bestimmen.
Wenn alle Termine vereinbart sind, werden die Termine in der Liste mit Klick auf “Termine bestätigen” fest ausgemacht.
In der folgenden Maske werden die Termine noch einmal aufgelistet und können mit Klick auf “Druckansicht” auch für den Kunden ausgedruckt werden. Außerdem wird eingestellt, ob Terminbestätigungen versandt werden und ob die Erinnerungsfunktionen aktiviert werden sollen:
/w=3840,quality=90,fit=scale-down)
Auf dieser Seite