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Terminkalender
Der Terminkalender gibt eine Übersicht über anstehende Termine und Kurse, sowie die Belegung von Ressourcen und Mitarbeitern. Die Ansicht des Kalenders kann dabei pro Mitarbeiter individuell angepasst werden oder für das Team vorgegeben werden. Zusätzlich kann die Kalenderansicht dazu verwendet werden Termine anzulegen.
Ansicht
Damit mit dem Kalender effektiv und an die eigenen Bedürfnisse angepasst gearbeitet werden kann, sollte zunächst die Ansicht des Kalenders konfiguriert werden. Um eine neue Ansicht anzulegen wird der Knopf “Neue Ansicht” im oberen rechten Bereich verwendet. Anschließend kann die Ansicht mit folgenden Einstellungen konfiguriert werden.
- Mitarbeiter/Kompetenz: In diesem Dropdown-Menü lassen sich alle Mitarbeiter auswählen, die in der Kalenderansicht mit einer eigenen Spalte angezeigt werden sollen. Um nicht jeden Mitarbeiter einzeln auswählen zu müssen kann auch eine ganze Kompetenz ausgewählt werden, wodurch alle Mitarbeiter die dieser Kompetenz zugeordnet sind im Kalender angezeigt werden.
- Ressourcen: Die Ressourcen-Option bietet neben den Mitarbeiter auch die Möglichkeit eine Kalenderspalte für angelegte Ressourcen anzuzeigen. Dies ermöglicht eine schnelle Übersicht über die Auslastung der Ressourcen und vereinfacht die Buchung von Terminen die Ressourcen belegen oder benötigen.
- Darstellung: Bei der Darstellung kann festgelegt werden welcher Zeitraum in der Kalenderansicht angezeigt wird.
- Tag: Zeigt einen einzelnen Tag an.
- Woche: Zeigt eine ganze Woche an.
- Woche (aggregiert): Zeigt eine ganze Woche an, anders als in der Wochen-Darstellung werden hierbei mehrere Spalten, wie beispielsweise mehrere Mitarbeiter oder Ressourcen, zusammengefasst und in einer Spalte dargestellt.
- Monat: Zeigt einen ganzen Monat an.
- Journal: Zeigt eine ganze Woche an. Die Termine werden dabei chronologisch ohne die freien Zwischenräume untereinander angezeigt.
- Journal (aggregiert): Wie die Journal-Darstellung jedoch werden die alle Mitarbeiter und Ressourcen in einer Spalte zusammengefasst. Zeitgleiche Termine stehen hier direkt untereinander.
- Raster: Das Raster gibt an wie kleinschrittig die Zeit-Slots in der Ansicht sind. Da es bei der Monats- und Journal-Darstellung keine Zeit-Slots gibt kann hier kein Raster ausgewählt werden.
- Sichtbarkeit:
- Spaltenbreite: Eine Veränderung der Spaltenbreite kann je nach Bildschirmgröße dafür sorgen, dass beispielsweise die gesamte Woche ohne Scrollen dargestellt werden kann oder zeitgleiche Termine besser lesbar sind.
Termin anlegen
Zum Anlegen eines Termin kann einfach direkt in den Kalender geklickt werden. Je nachdem ob dabei in der ersten Hälfte der Stunde oder in den zweiten 30 Minuten geklickt wurde können direkt die passenden Minuten ausgewählt werden. In den Screenshots unterhalb sind beide Fälle dargestellt. Die Stunden der Uhrzeit sind hierbei auf 13 fixiert und dahinter können die Minuten, an dem der Termin starten soll, per Klick ausgewählt werden.
In der anschließenden Maske kann die Dienstleistung ausgewählt werden. Anschließend wird anhand der Dauer der hinterlegten Dienstleistung von der Startzeit ausgehend die Endzeit berechnet.
Wenn der Haken bei “Serienterminen erstellen” gesetzt wird, kann aus dem einzelnen Termin eine Serien aus mehreren Terminen erstellt werden. Unterhalb werden anschließend weitere Optionen wie der Wiederholungsrhythmus und die Anzahl der Wiederholungen eingeblendet.
Am Ende des Fensters kann direkt ein oder mehrere Teilnehmer im Termin hinzugefügt werden.
Abgeschlossen wird die Terminerstellung per Klick auf “Termin anlegen mit Bestätigung”(falls der Kunde eine E-Mail erhalten soll) oder per Klick auf den Pfeil und der Option “Termin anlegen ohne Bestätigung(hier erhält der Kontakt keine Terminbestätigung per E-Mail).
Im nächsten Fenster gibt es dann noch eine Übersicht über alle erstellten Termine. Wenn dem Termin Kontakt hinzugefügt wurden, so kann per Klick auf die “Drucken”-Schaltfläche eine Terminliste als PDF erstellt werden.
Darunter kann noch eingestellt werden ob der Kontakt oder der Mitarbeiter vor dem Termin erinnert werden sollen.
Termine bearbeiten
Per Klick auf einen angelegten Termin kann dieser geöffnet und weitere Aktionen durchgeführt werden. Dazu zählen:
- Teilnehmer dem Termin hinzufügen und entfernen
- Anwesenheit der Teilnehmer festhalten
- Auswahl des Zahlungsmittels mit dem der Termin abgerechnet werden soll
- Drucken einer Teilnehmerliste mit Unterschriftsfeld
- Überführen der Teilnehmer in eine temporäre Gruppe um diese beispielsweise per E-Mail zu informieren
- Absagen des Termins
- Bearbeiten des Termins(Uhrzeit, Datum, Mitarbeiter, Ressource)
Die meisten dieser Funktionen sind durch die entsprechenden Buttons oder Auswahl-Elemente erreichbar.
Alle Funktionen die die Teilnehmer des Termin betreffen sind im unteren Bereich der Ansicht zu finden.
Die Einstellungen zum Bearbeiten des Termins wie Uhrzeit, Datum, Mitarbeiter und Ressource befinden sich im getrennten Reiter “Einstellungen”.
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