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Payments
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Best Practices
Auf dieser Seite sind einige Hinweise und Best Practices zum 
Payments-Modul zu finden.
Abrechnungsablauf
Wird bei einem Zahlungslauf ein automatisches Zahlungsmittel wie stripe oder der SEPA Export bei einer Rechnung hinterlegt, erhält der Kunde automatisch die Rechnung per E-Mail als Zahlungsankündigung.
Testen der Rechnungen
Da die Rechnungsnummern des Nummernkreises nur einmalig vergeben werden können, bietet es sich an bei den ersten Testrechnungen zunächst andere Rechnungsnummern zu verwenden als später für die korrekten Rechnungen.
Um dies zu tun navigiere zu Einstellungen → Organisation → Nummernkreise. Dort sind weiter unten auf der Seite die Rechnungsnummern zu finden. Zu Testzwecken kann hier bei Präfix oder auch im freien Feld “-Test-” oder eine beliebige andere Bezeichnung hinterlegt werden, um die aktuell verwendeten Rechnungsnummern von den korrekten Nummern zu unterscheiden.
Nachdem du mit dem Testen der Rechnungserstellung abgeschlossen hast öffne erneut die Nummernkreis-Einstellungen und stelle die gewünschte Rechnungsnummern ein, am Beispiel oben durch das Entfernen von “-Test-”. Anschließend muss noch im Feld “Nächster Wert” die korrekte Nummer hinterlegt werden, die für die nächste Rechnung vergeben werden soll, da diese automatisch bei jeder Rechnungserstellung hochgezählt wird.
Erstellen eigener Forderungen und Gutschriften
Unabhängig von den hinterlegten Leistungen ist es auch möglich eigene Forderungen anzulegen.
Dies kann über verschiedene Wege erreicht werden:
- Per Einkaufswagen-Button in der Akte des ausgewählten Kontakts und dort in der Kategorie “Sonstiges”
- Im ausgewählten Kontakt → Abrechnungen per Klick auf den Button “Forderung erstellen” oder dort ebenfalls im Reiter “Forderungen” per Button “+ Forderung”
- Payments-Modul → Forderungen per Klick auf den Button “+ Forderung” oben rechts
Anschließend gibt es die Möglichkeit zwischen “Forderung erstellen” → Einnahme(Betrag den der Kontakt zu bezahlen hat) oder “Gutschrift hinzufügen” → Gutschrift(Betrag der dem Kontakt zurückgezahlt/erlassen wird) auszuwählen. Für beide kann anschließend eine Beschreibung und der Betrag hinterlegt werden. Per “Speichern” wird die Forderung oder Gutschrift dem Warenkorb hinzugefügt.
Nachdem alle Forderungen und Gutschriften angelegt wurden kann unten per Klick auf “weiter” ein Leistungsdatum hinterlegt werden und die Abrechnungsart bzw. das Zahlungsmittel ausgewählt werden. Sollte “Später abrechnen” ausgewählt worden sein können die Forderungen/Gutschriften wie gewohnt über den Zahlungslauf bei dem hinterlegten Kontakt in eine Rechnung überführt werden.
Rechnungen Stornieren - statt bearbeiten
Insbesondere wenn eine Rechnung bereits dem Kunden übermittelt wurde, kann sie zur Einhaltung eines korrekten Umgangs mit Rechnungsdokumenten nicht einfach “umgeschrieben” werden. Richtig ist hingegen die Stornierung der Rechnung und das Ausstellen einer korrigierten Rechnung, jede mit ihrer eigenen Rechnungsnummer.
Um eine Rechnung zu stornieren klicke unter Payments → Rechnungen auf das Kontext-Menü “…” und wähle “stornieren”. Gib in der folgenden Maske einen Storno-Grund ein und klicke auf Bestätigen:
Du erhältst dann eine Storno-Rechnung mit dem negativen Rechnungsbetrag der stornierten Rechnung:
Wenn zu diesem Zeitpunkt noch keine Zahlung auf die stornierte Rechnung vorliegt, heben sich die beiden Rechnungsbeträge gegenseitig auf und du kannst die Storno-Rechnung über das “…” Menü anzeigen lassen und als abgeschlossen markieren:
Wenn bereits ein Geldeingang auf die ursprüngliche Rechnung gebucht wurde, muss der eingegangene Betrag erstattet werden. Das geschieht als Transaktion auf die Storno-Rechnung, über “…” → “Transaktion hinzufügen”.
Wird der gesamte Betrag erstattet, wird die Storno-Rechnung automatisch abgeschlossen. Wurde nur ein Teilbetrag bezahlt bzw. erstattet, muss nach dem Ausgleich der beiden Rechnungen ebenfalls die Storno-Rechnung als abgeschlossen markiert werden.
Erfasse nur dann eine Transaktion auf die Storno-Rechnung, wenn wirklich ein Geldeingang auf die stornierte Rechnung vorliegt! Achte darauf, dass die Transaktionen (”Zahlungen”) auf die stornierte und die Storno-Rechnung sich immer gegenseitig aufheben müssen.
Wenn du eine bereits geleistete Zahlung auf die stornierte Rechnung mit der korrigierten Rechnung verrechnen möchtest, dann füge der stornierten Rechnung eine entsprechende Transaktion hinzu und erstelle dann als Teil der korrigierten Rechnung eine Gutschrift über diesen Betrag.
Im Beschreibungstext verweist du dann auf die Storno-Rechnung mit deren Rechnungsnummer:
Ist der Wert der Gutschrift größer als der Rechnungsbetrag der korrigierten Rechnung, erhältst du eine Rechnung mit einem negativen Rechnungsbetrag, den du dann natürlich erstatten musst.
Erstellen der Korrektur-Rechnung
Beim Stornieren einer Rechnung gelten die ursprünglichen Forderungen weiter als abgerechnet - es würde auch wenig Sinn machen, eine neue Rechnung mit denselben Forderungen zu erstellen, da diese dann ja wieder falsch wäre. Es gilt also, zunächst korrekte Forderungen zu erstellen, die dann in der korrigierten Rechnung erscheinen.
Neue Forderungen erstellst du mit Klick auf “+” unter Payments → Forderungen oder über Klick auf den Einkaufswagen. Du kannst nun entweder Forderungen (und Gutschriften) selbst formulieren, indem du unter “Sonstiges” auf “Forderung erstellen” oder “Gutschrift hinzufügen” klickst. Wähle ggf. den Kunden aus, falls dieser nicht schon automatisch eingestellt wurde:
Du kannst nun eine Forderung bzw. Gutschrift erstellen mit einem, für die Korrektur-Rechnung passendem, Beschreibungstext und entsprechenden Preisen. Wenn du auf diese Weise einen Rechnungsposten für eine erbrachte Leistung (z.B. einen Termin) erstellst, setze unbedingt das richtige Leistungsdatum, damit dies vom Kunden auch zugeordnet werden kann:
Du kannst aber, wenn das einfacher ist, ebenso gut aus deinen vorhandenen Produkten, Dienstleistungen oder Kontingentkarten einen passenden Eintrag wählen(vorausgesetzt der Direktkauf ist für diese aktiviert) und dabei ebenfalls das Leistungsdatum auf das Datum der ursprünglichen Forderung setzen und die entsprechende Leistung im Preis anpassen:
Wie bereits oben erwähnt kannst du bereits geleistete Zahlungen auf die stornierte Rechnung als Gutschrift hinzufügen und so verrechnen. Ist der Rechnungsbetrag der korrigierten Rechnung kleiner, als der bereits gezahlte Betrag, entsteht dann eine Rechnung mit einem negativen Rechnungsbetrag, den du entsprechend erstatten musst.
Wenn du Forderungen und Gutschriften erstellt hast…
… klicke auf “Weiter” um eine Rechnung zu erstellen. Wähle als Zahlungsart “jetzt abrechnen” um sofort eine Rechnung zu erstellen. Das Leistungsdatum der neuen Rechnung sollte idealerweise der Tag sein, an dem die vorige Rechnung storniert wurde. Das ändert nichts am Leistungsdatum der eben erstellten Rechnungsposten. Es empfiehlt sich außerdem, im Feld “individueller Rechnungstext” darauf hinzuweisen, dass es sich um eine Korrektur-Rechnung handelt:
Du kannst dann die Rechnung erstellen, finalisieren und natürlich an den Kunden senden:
Wenn die Rechnungsbeträge sich aufheben, ist die neue Rechnung automatisch auch abgeschlossen. Ansonsten wartet die Rechnungen, bis du entsprechende Zahlungen oder Erstattungen als Transaktion hinzufügst.
Ein so abgeschlossener Vorgang kann jederzeit buchhalterisch nachvollzogen werden und kostet dein Steuerbüro keine grauen Haare.
Löschen von Rechnungen/Rechnungslücken schließen
Solange sich eine Rechnung im Status “Entwurf” befindet oder noch keine Transaktionen hinzugefügt wurden, ist es möglich diese zu löschen. Durch das Löschen der Rechnung werden alle in der Rechnung enthaltene Forderungen wieder in den Status “offen” freigegeben und können erneut per Zahlungslauf in eine Rechnung überführt werden.
Damit keine Lücke in den Rechnungsnummern entsteht kann die Rechnungsnummer der gelöschten Rechnung erneut verwendet werden. Dies muss jedoch manuell eingestellt werden, da die Rechnungsnummern automatisch nach jeder erstellten Rechnung erhöht wird. Um nun die Rechnungsnummer wieder zu senken öffne die Nummernkreis unter Einstellungen → Organisation → Nummernkreise. Am Ende der Nummernkreis-Einstellungen ist ein Bereich für die Rechnungsnummer zu finden. Dort kann bei “Nächster Wert” die Rechnungsnummer wieder um einen Zähler reduziert werden.
Anlegen von bereits bestehenden Verträgen
Für den Fall, dass bei neuen Vertragsabschlüssen die ersten Beiträge rabattiert oder kostenfrei sind oder der Vertrag bereits vorher abgeschlossen wurde und nachträglich beim Kunden hinterlegt werden muss, gibt es die Möglichkeit beim Buchen des Vertrags diesen Rabatt zu hinterlegen.
Dazu wird einfach wie gewohnt der Vertrag über den Kauf abgewickelt und es kann im Zahlungs-Abschnitt unterhalb des Vertragsstarts der Haken bei “Rabatt auf die ersten Zahlungen gewähren” angehakt werden. Anschließend kann sowohl ausgewählt werden wie viele Zahlungsintervalle(bezogen auf das oben ausgewählte Zahlungsintervall) davon betroffen werden und wie hoch der Preis der rabattierten Beiträge ist.
Für das Beispiel aus dem Bild unterhalb bedeutet dies, das ausgewählte Zahlungsintervall ist hier Monatlich(30,00€ pro Monat) und bei der Auswahl “Anzahl der ersten Zahlungen mit Rabatt” ist eine 2 eingetragen, der Rabatt gilt also für die ersten 2 Monatszahlungen. Als “Preis für rabattierte Zahlungen” ist hier 0,00€ eingetragen, sprich die ersten 2 Monatsraten werden erlassen.
