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Payments
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Best Practices
Auf dieser Seite sind einige Hinweise und Best Practices zum 
Payments-Modul zu finden.
Abrechnungsablauf
Testen der Rechnungen
Da die Rechnungsnummern des Nummernkreises nur einmalig vergeben werden können, bietet es sich an bei den ersten Testrechnungen zunächst andere Rechnungsnummern zu verwenden als später für die korrekten Rechnungen.
Um dies zu tun navigiere zu Einstellungen → Organisation → Nummernkreise. Dort sind weiter unten auf der Seite die Rechnungsnummern zu finden. Zu Testzwecken kann hier bei Präfix oder auch im freien Feld “-Test-” oder eine beliebige andere Bezeichnung hinterlegt werden, um die aktuell verwendeten Rechnungsnummern von den korrekten Nummern zu unterscheiden.
Nachdem du mit dem Testen der Rechnungserstellung abgeschlossen hast öffne erneut die Nummernkreis-Einstellungen und stelle die gewünschte Rechnungsnummern ein, am Beispiel oben durch das Entfernen von “-Test-”. Anschließend muss noch im Feld “Nächster Wert” die korrekte Nummer hinterlegt werden, die für die nächste Rechnung vergeben werden soll, da diese automatisch bei jeder Rechnungserstellung hochgezählt wird.
Erstellen eigener Forderungen und Gutschriften
Unabhängig von den hinterlegten Leistungen ist es auch möglich eigene Forderungen anzulegen.
Dies kann über verschiedene Wege erreicht werden:
- Per Einkaufswagen-Button in der Akte des ausgewählten Kontakts und dort in der Kategorie “Sonstiges”
- Im ausgewählten Kontakt → Abrechnungen per Klick auf den Button “Forderung erstellen” oder dort ebenfalls im Reiter “Forderungen” per Button “+ Forderung”
- Payments-Modul → Forderungen per Klick auf den Button “+ Forderung” oben rechts
Anschließend gibt es die Möglichkeit zwischen “Forderung erstellen” → Einnahme(Betrag den der Kontakt zu bezahlen hat) oder “Gutschrift hinzufügen” → Gutschrift(Betrag der dem Kontakt zurückgezahlt/erlassen wird) auszuwählen. Für beide kann anschließend eine Beschreibung und der Betrag hinterlegt werden. Per “Speichern” wird die Forderung oder Gutschrift dem Warenkorb hinzugefügt.
Nachdem alle Forderungen und Gutschriften angelegt wurden kann unten per Klick auf “weiter” ein Leistungsdatum hinterlegt werden und die Abrechnungsart bzw. das Zahlungsmittel ausgewählt werden. Sollte “Später abrechnen” ausgewählt worden sein können die Forderungen/Gutschriften wie gewohnt über den Zahlungslauf bei dem hinterlegten Kontakt in eine Rechnung überführt werden.
Löschen von Rechnungen/Rechnungslücken schließen
Solange sich eine Rechnung im Status “Entwurf” befindet oder noch keine Transaktionen hinzugefügt wurden, ist es möglich diese zu löschen. Durch das Löschen der Rechnung werden alle in der Rechnung enthaltene Forderungen wieder in den Status “offen” freigegeben und können erneut per Zahlungslauf in eine Rechnung überführt werden.
Damit keine Lücke in den Rechnungsnummern entsteht kann die Rechnungsnummer der gelöschten Rechnung erneut verwendet werden. Dies muss jedoch manuell eingestellt werden, da die Rechnungsnummern automatisch nach jeder erstellten Rechnung erhöht wird. Um nun die Rechnungsnummer wieder zu senken öffne die Nummernkreis unter Einstellungen → Organisation → Nummernkreise. Am Ende der Nummernkreis-Einstellungen ist ein Bereich für die Rechnungsnummer zu finden. Dort kann bei “Nächster Wert” die Rechnungsnummer wieder um einen Zähler reduziert werden.
Anlegen von bereits bestehenden Verträgen
Für den Fall, dass bei neuen Vertragsabschlüssen die ersten Beiträge rabattiert oder kostenfrei sind oder der Vertrag bereits vorher abgeschlossen wurde und nachträglich beim Kunden hinterlegt werden muss, gibt es die Möglichkeit beim Buchen des Vertrags diesen Rabatt zu hinterlegen.
Dazu wird einfach wie gewohnt der Vertrag über den Kauf abgewickelt und es kann im Zahlungs-Abschnitt unterhalb des Vertragsstarts der Haken bei “Rabatt auf die ersten Zahlungen gewähren” angehakt werden. Anschließend kann sowohl ausgewählt werden wie viele Zahlungsintervalle(bezogen auf das oben ausgewählte Zahlungsintervall) davon betroffen werden und wie hoch der Preis der rabattierten Beiträge ist.
Für das Beispiel aus dem Bild unterhalb bedeutet dies, das ausgewählte Zahlungsintervall ist hier Monatlich(30,00€ pro Monat) und bei der Auswahl “Anzahl der ersten Zahlungen mit Rabatt” ist eine 2 eingetragen, der Rabatt gilt also für die ersten 2 Monatszahlungen. Als “Preis für rabattierte Zahlungen” ist hier 0,00€ eingetragen, sprich die ersten 2 Monatsraten werden erlassen.
