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Rechnungen
Im Bereich “Rechnungen” werden alle erstellten Rechnungen angezeigt. Im oberen Teil der Benutzeroberfläche sind Statistiken über die Anzahl und den Betrag der offenen und überfälligen Rechnungen sowie ein Diagramm über die in Rechnung gestellten Beträge der letzten 12 Monate.
Darunter sind einige Filter zu finden mit denen die angezeigten Rechnungen beschränkt werden können. Dabei kann nach einer Rechnungsnummer gesucht , alle Rechnungen eines Kontaktes angezeigt, nach Status der Rechnung oder die erstellten Rechnungen in einem Zeitraum angezeigt werden.
Über das Download-Symbol am Ende der Filter-Leiste können die angezeigten Rechnungen heruntergeladen werden. Zur Auswahl steht dabei der Export als:
- ZIP-Archiv mit den einzelnen Rechnungen
- PDF indem alle Rechnungen gebündelt enthalten sind
- CSV-Datei mit den Rechnungsdaten
Im unteren Teil der Benutzeroberfläche werden dann die passenden Rechnungen zu den jeweiligen Filtereinstellungen angezeigt.
Am Ende jeder Rechnungszeile kann per Klick auf die 3 Punkte ein Menü geöffnet werden um weitere Aktionen auszuführen. Diese sind:
- Anzeigen, öffnet die Rechnung ähnlich wie der Klick auf die Rechnungsnummer
- Empfänger bearbeiten, ermöglicht das Hinzufügen von Adressinformationen des zugehörigen Kontakts
- Transaktion hinzufügen, hierüber können Überweisungen oder Bargeldzahlungen der Rechnung hinzugefügt werden
- E-Mail senden, schickt eine E-Mail an den hinterlegten Kontakt, die Rechnung befindet sich dabei als PDF im Anhang und es kann zusätzlich noch eine Nachricht und Betreff vergeben werden
- Stornieren, mit dieser Option kann die Rechnung storniert oder gelöscht werden
Bearbeiten der Rechnung
Per Klick auf die Rechnungsnummer öffnet sich die Rechnung und im Falle einer offenen Rechnung ist eine Bearbeitung möglich.
PDF-Darstellung
Auf der linken Seite wird das aktuelle PDF der Rechnung angezeigt. Im unteren rechten Bereich kann die Darstellung des PDFs angepasst werden.
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Organisation - Briefvorlage zu findenStornieren
Über die “Stornieren”-Schaltfläche kann die Rechnung storniert werden. Dabei gibt es zwei Optionen:
- Storno-Rechnung erstellen: Eine Storno-Rechnung ist der korrekte Weg eine Rechnung zu stornieren. Dabei wird ein neues Dokument erzeugt, welches den negativen Rechnungsbetrag besitzt. Im Textfeld “Grund” kann ein Grund für die Stornierung angegeben werden. Die Forderungen der Rechnung werden dabei nicht wieder eröffnet.
- Rechnung löschen: Beim Löschen der Rechnung wird die Rechnung aus dem System entfernt und die inbegriffenen Forderungen wieder eröffnet. Bei einem weiteren Zahlungslauf können die Forderungen wieder in Rechnungen überführt werden.
Rechnungen Stornieren - statt bearbeiten
Insbesondere wenn eine Rechnung bereits dem Kunden übermittelt wurde, kann sie zur Einhaltung eines korrekten Umgangs mit Rechnungsdokumenten nicht einfach “umgeschrieben” werden. Richtig ist hingegen die Stornierung der Rechnung und das Ausstellen einer korrigierten Rechnung, jede mit ihrer eigenen Rechnungsnummer.
Um eine Rechnung zu stornieren klicke unter Payments → Rechnungen auf das Kontext-Menü “…” und wähle “stornieren”. Gib in der folgenden Maske einen Storno-Grund ein und klicke auf Bestätigen:
Du erhältst dann eine Storno-Rechnung mit dem negativen Rechnungsbetrag der stornierten Rechnung:
Wenn zu diesem Zeitpunkt noch keine Zahlung auf die stornierte Rechnung vorliegt, heben sich die beiden Rechnungsbeträge gegenseitig auf und du kannst die Storno-Rechnung über das “…” Menü anzeigen lassen und als abgeschlossen markieren:
Wenn bereits ein Geldeingang auf die ursprüngliche Rechnung gebucht wurde, muss der eingegangene Betrag erstattet werden. Das geschieht als Transaktion auf die Storno-Rechnung, über “…” → “Transaktion hinzufügen”.
Wird der gesamte Betrag erstattet, wird die Storno-Rechnung automatisch abgeschlossen. Wurde nur ein Teilbetrag bezahlt bzw. erstattet, muss nach dem Ausgleich der beiden Rechnungen ebenfalls die Storno-Rechnung als abgeschlossen markiert werden.
Erfasse nur dann eine Transaktion auf die Storno-Rechnung, wenn wirklich ein Geldeingang auf die stornierte Rechnung vorliegt! Achte darauf, dass die Transaktionen (”Zahlungen”) auf die stornierte und die Storno-Rechnung sich immer gegenseitig aufheben müssen.
Wenn du eine bereits geleistete Zahlung auf die stornierte Rechnung mit der korrigierten Rechnung verrechnen möchtest, dann füge der stornierten Rechnung eine entsprechende Transaktion hinzu und erstelle dann als Teil der korrigierten Rechnung eine Gutschrift über diesen Betrag.
Im Beschreibungstext verweist du dann auf die Storno-Rechnung mit deren Rechnungsnummer:
Ist der Wert der Gutschrift größer als der Rechnungsbetrag der korrigierten Rechnung, erhältst du eine Rechnung mit einem negativen Rechnungsbetrag, den du dann natürlich erstatten musst.
Erstellen der Korrektur-Rechnung
Beim Stornieren einer Rechnung gelten die ursprünglichen Forderungen weiter als abgerechnet - es würde auch wenig Sinn machen, eine neue Rechnung mit denselben Forderungen zu erstellen, da diese dann ja wieder falsch wäre. Es gilt also, zunächst korrekte Forderungen zu erstellen, die dann in der korrigierten Rechnung erscheinen.
Neue Forderungen erstellst du mit Klick auf “+” unter Payments → Forderungen oder über Klick auf den Einkaufswagen. Du kannst nun entweder Forderungen (und Gutschriften) selbst formulieren, indem du unter “Sonstiges” auf “Forderung erstellen” oder “Gutschrift hinzufügen” klickst. Wähle ggf. den Kunden aus, falls dieser nicht schon automatisch eingestellt wurde:
Du kannst nun eine Forderung bzw. Gutschrift erstellen mit einem, für die Korrektur-Rechnung passendem, Beschreibungstext und entsprechenden Preisen. Wenn du auf diese Weise einen Rechnungsposten für eine erbrachte Leistung (z.B. einen Termin) erstellst, setze unbedingt das richtige Leistungsdatum, damit dies vom Kunden auch zugeordnet werden kann:
Du kannst aber, wenn das einfacher ist, ebenso gut aus deinen vorhandenen Produkten, Dienstleistungen oder Kontingentkarten einen passenden Eintrag wählen(vorausgesetzt der Direktkauf ist für diese aktiviert) und dabei ebenfalls das Leistungsdatum auf das Datum der ursprünglichen Forderung setzen und die entsprechende Leistung im Preis anpassen:
Wie bereits oben erwähnt kannst du bereits geleistete Zahlungen auf die stornierte Rechnung als Gutschrift hinzufügen und so verrechnen. Ist der Rechnungsbetrag der korrigierten Rechnung kleiner, als der bereits gezahlte Betrag, entsteht dann eine Rechnung mit einem negativen Rechnungsbetrag, den du entsprechend erstatten musst.
Wenn du Forderungen und Gutschriften erstellt hast…
… klicke auf “Weiter” um eine Rechnung zu erstellen. Wähle als Zahlungsart “jetzt abrechnen” um sofort eine Rechnung zu erstellen. Das Leistungsdatum der neuen Rechnung sollte idealerweise der Tag sein, an dem die vorige Rechnung storniert wurde. Das ändert nichts am Leistungsdatum der eben erstellten Rechnungsposten. Es empfiehlt sich außerdem, im Feld “individueller Rechnungstext” darauf hinzuweisen, dass es sich um eine Korrektur-Rechnung handelt:
Du kannst dann die Rechnung erstellen, finalisieren und natürlich an den Kunden senden:
Wenn die Rechnungsbeträge sich aufheben, ist die neue Rechnung automatisch auch abgeschlossen. Ansonsten wartet die Rechnungen, bis du entsprechende Zahlungen oder Erstattungen als Transaktion hinzufügst.
Ein so abgeschlossener Vorgang kann jederzeit buchhalterisch nachvollzogen werden und kostet dein Steuerbüro keine grauen Haare.
Bearbeiten
Über die “Bearbeiten”-Schaltfläche können Adress-Informationen des Kontakts und das Rechnungsdatum verändert werden.
E-Mail senden
Per Klick auf die “E-Mail senden”-Schaltfläche kann die aktuelle Rechnung direkt an den Kontakt gesendet werden. Die Rechnung befindet sich dabei direkt als PDF-Datei im Anhang der E-Mail. Zusätzlich kann ein Betreff und ein Nachrichteninhalt eingegeben werden. Die E-Mail wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet.