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Rechnungen
Im Bereich “Rechnungen” werden alle erstellten Rechnungen angezeigt. Im oberen Teil der Benutzeroberfläche sind Statistiken über die Anzahl und den Betrag der offenen und überfälligen Rechnungen sowie ein Diagramm über die in Rechnung gestellten Beträge der letzten 12 Monate.
Darunter sind einige Filter zu finden mit denen die angezeigten Rechnungen beschränkt werden können. Dabei kann nach einer Rechnungsnummer gesucht , alle Rechnungen eines Kontaktes angezeigt, nach Status der Rechnung oder die erstellten Rechnungen in einem Zeitraum angezeigt werden.
Über das Download-Symbol am Ende der Filter-Leiste können die angezeigten Rechnungen heruntergeladen werden. Zur Auswahl steht dabei der Export als:
- ZIP-Archiv mit den einzelnen Rechnungen
- PDF indem alle Rechnungen gebündelt enthalten sind
- CSV-Datei mit den Rechnungsdaten
Im unteren Teil der Benutzeroberfläche werden dann die passenden Rechnungen zu den jeweiligen Filtereinstellungen angezeigt.
Am Ende jeder Rechnungszeile kann per Klick auf die 3 Punkte ein Menü geöffnet werden um weitere Aktionen auszuführen. Diese sind:
- Anzeigen, öffnet die Rechnung ähnlich wie der Klick auf die Rechnungsnummer
- Empfänger bearbeiten, ermöglicht das Hinzufügen von Adressinformationen des zugehörigen Kontakts
- Transaktion hinzufügen, hierüber können Überweisungen oder Bargeldzahlungen der Rechnung hinzugefügt werden
- E-Mail senden, schickt eine E-Mail an den hinterlegten Kontakt, die Rechnung befindet sich dabei als PDF im Anhang und es kann zusätzlich noch eine Nachricht und Betreff vergeben werden
- Stornieren, mit dieser Option kann die Rechnung storniert oder gelöscht werden
Bearbeiten der Rechnung
Per Klick auf die Rechnungsnummer öffnet sich die Rechnung und im Falle einer offenen Rechnung ist eine Bearbeitung möglich.
PDF-Darstellung
Auf der linken Seite wird das aktuelle PDF der Rechnung angezeigt. Im unteren rechten Bereich kann die Darstellung des PDFs angepasst werden.
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Organisation - Briefvorlage zu findenStornieren
Über die “Stornieren”-Schaltfläche kann die Rechnung storniert werden. Dabei gibt es zwei Optionen:
- Storno-Rechnung erstellen: Eine Storno-Rechnung ist der korrekte Weg eine Rechnung zu stornieren. Dabei wird ein neues Dokument erzeugt, welches den negativen Rechnungsbetrag besitzt. Im Textfeld “Grund” kann ein Grund für die Stornierung angegeben werden. Die Forderungen der Rechnung werden dabei nicht wieder eröffnet.
- Rechnung löschen: Beim Löschen der Rechnung wird die Rechnung aus dem System entfernt und die inbegriffenen Forderungen wieder eröffnet. Bei einem weiteren Zahlungslauf können die Forderungen wieder in Rechnungen überführt werden.
Bearbeiten
Über die “Bearbeiten”-Schaltfläche können Adress-Informationen des Kontakts und das Rechnungsdatum verändert werden.
E-Mail senden
Per Klick auf die “E-Mail senden”-Schaltfläche kann die aktuelle Rechnung direkt an den Kontakt gesendet werden. Die Rechnung befindet sich dabei direkt als PDF-Datei im Anhang der E-Mail. Zusätzlich kann ein Betreff und ein Nachrichteninhalt eingegeben werden. Die E-Mail wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet.