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Payments
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Zahlungsdienstleister
Neben dem manuellen hinterlegen von erfolgten Zahlungen, bietet das Payments-Modul weitere Schnittstellen um Forderungen abzurechnen.
Zum einen ist dies der SEPA-Export, bei dem eine XML-Datei erstellt wird, die als Sammler bei der Bank eingereicht werden kann.
Zum anderen verwenden wir stripe als Zahlungsdienstleister um automatische Abbuchungen von verschiedenen Zahlungsmitteln wie SEPA-Mandaten oder Kreditkarten umzusetzen.
SEPA-Export
Mit Hilfe dieser Option kann eine Export Datei im SEPA Format erstellt werden, welche anschließend im Online-Banking hochgeladen werden kann.
Einrichtung
- Zunächst muss der SEPA-Export aktiviert werden. Dazu navigiert man in den Bereich Einstellungen → Payments → Zahlungsdienstleister und findet dort, durch einen großen SEPA-Schriftzug gekennzeichnet, den SEPA-Export.
- Außerdem ist es nötig unter Einstellungen → Organisation → Allgemein → Kontodaten die IBAN und BIC zu hinterlegen, da diese, wie auch der Firmenname, in den SEPA-Export einfließen.
Per Klick auf die “Aktivieren”-Schaltfläche kann die Gläubiger-ID hinterlegt und der Export aktiviert werden.
Zahlungsmittel beim Kontakt hinterlegen
Nun fehlt noch das Hinterlegen der Bankinformationen der einzelnen Kontakte. Um ein Zahlungsmittel bei einem Kontakt zu hinterlegten, wird dieser ausgewählt, die Stammdaten geöffnet und dort kann im Reiter “Zahlungsdaten” per Klick auf die “Hinzufügen”-Schaltfläche eine neue Zahlungsmethode hinzugefügt werden. Nachdem bei der neuen Zahlungsmethode “SEPA Export” ausgewählt wurde können anschließend die Konto- und Mandatsinformationen eingegeben werden.
Das neu hinzugefügte Zahlungsmittel kann nun verwendet werden um sämtliche Forderungen wie Einkäufe, Rechnungen, Verträge oder Termine abzurechnen.
Durchführen des SEPA-Exports
Der eigentliche SEPA-Export findet im Payments-Modul im Untermenü “SEPA Export” statt. Zum einen können hier vergangenen SEPA-Export eingesehen und erneut heruntergeladen werden, zum anderen neue Exporte per Klick auf das + gestartet werden. Anschließend kann das Ausführungsdatum angegeben und ausgewählt werden bis zu welchem Datum vorhandene Transaktionen im System berücksichtigt werden sollen. Nach einem Klick auf “Vorschau anzeigen” können noch einzelne Transaktionen in der Auflistung aus dem Export abgewählt werden. Per Klick auf “Exportieren” wird der Export finalisiert und über die “Herunterladen”-Schaltfläche im oberen Bereich kann der SEPA-Export im Format einer XML-Datei heruntergeladen werden. Diese Datei kann anschließend im Online-Banking hochgeladen werden um die verbundenen Transaktionen auszulösen.
Probleme bei Zahlungen
Nachdem der SEPA-Export finalisiert wurde werden alle darin enthaltenen Transaktionen auf den Status “Erfolgreich” gesetzt, da medo.core dadurch davon ausgeht, dass die Zahlungen korrekt über die jeweilige Bank abgewickelt werden. Sollte es bei einzelnen Transaktionen zu Problemen kommen, so müssen diese händisch bearbeitet werden.
Im SEPA-Export ist zu jeder Transaktion ein Verwendungszweck hinterlegt. Dieser besteht aus der Rechnungsnummer der zugehörigen Rechnung oder der “MCREF” eine Referenz zur zugehörigen Transaktion. Jetzt kann entweder nach der Rechnungsnummer im Bereich Payments → Rechnungen oder nach der MCREF im Bereich Payments → Transaktionen gesucht werden.
Per 3-Punkte-Menü am Ende der Zeile der betroffenen Transaktion kann per “Problem erfassen” die Transaktion auf “Abgelehnt” oder Widerspruch” gesetzt werden. Bei betroffenen Rechnungen wird anschließend der Rechnungsstatus und der noch offene Rechnungsbetrag neu gesetzt. In der Rechnung kann nun per “hinzufügen” bei den Zahlungen manuell eine Zahlung hinterlegt werden oder die Rechnung über ein anderes Zahlungsmittel abgerechnet werden.
stripe
Für die Abwicklung von automatischen Zahlungen verwenden wir stripe als Zahlungsdienstleister.
Einrichtung
Um mit der Einrichtung von stripe zu beginnen rufe die Zahlungsdienstleister-Einstellungen unter Einstellungen → Payments → Zahlungsdienstleister auf. Dort gibt es einen Abschnitt für stripe erkennbar am stripe-Schriftzug. Per Klick auf “stripe einrichten” wird die Seite von stripe aufgerufen und der Einrichtungsvorgang gestartet.
In der ersten Maske muss eine E-Mail angegeben werden, die für das stripe Konto verwendet werden soll.
Anschließend muss eine Methode zur 2-Faktor-Authentifizierung ausgewählt werden. stripe bietet hier eine SMS-Nachricht, einen Sicherheitsschlüssel(Passphrase) oder eine Authentifizierungs-App an.
Bestätigt euren stripe-Account, indem ihr auf den Link in der Bestätigungsmail von stripe klickt, die an eure eingegebene E-Mail-Adresse geschickt wurde.
Um mit eurem stripe-Konto Zahlungen abwickeln zu können, müssen die Zahlungen aktiviert werden. Dazu müssen im Folgenden Angaben zu euch, eurem Unternehmen und den Bankkonto gemacht werden auf dem die Auszahlungen eingehen sollen.
Wenn alle Angaben vollständig ausgefüllt wurden und damit die Registrierung abgeschlossen ist, ist im Einstellungsbereich von medo.core ein Haken mit einem Aktiv-Schriftzug an der stripe-Schnittstelle.
Zahlungsmittel beim Kontakt hinterlegen
Um einen Kontakt zur automatischen Zahlungsabwicklung mit stripe einzuladen, wird dieser ausgewählt, die Stammdaten geöffnet und dort kann im Reiter “Zahlungsdaten” per Klick auf die “Hinzufügen”-Schaltfläche eine neue Zahlungsmethode hinzugefügt werden. Wähle hier als Zahlungsdienstleister stripe aus und klicke auf “Erstellen”. Anschließend erhält ihr Kontakt unter der hinterlegten E-Mail-Adresse weitere Informationen, wie sein Zahlungsmittel hinterlegt werden kann.
Ihr Kunde hat nun eine E-Mail erhalten in der ein Link enthalten ist um ein Zahlungsmittel freizugeben.
Nach einem Klick auf “Zahlungsdaten hinterlegen” kann zunächst das Zahlungsmittel ausgewählt und anschließend die zugehörigen Daten eingetragen werden. Im Screenshot unterhalb kann zwischen Kreditkarte und SEPA-Lastschrift-Mandat ausgewählt werden.
Nach korrekter Eingabe der Daten und speichern der Informationen ist das Zahlungsmittel hinterlegt.
Das neu hinzugefügte Zahlungsmittel kann nun verwendet werden um sämtliche Forderungen wie Einkäufe, Rechnungen, Verträge oder Termine abzurechnen.
Auszahlungen
Im Payments-Modul können im Abschnitt “Auszahlungen” alle Überweisungen auf ihr Konto die von stripe getätigt wurden eingesehen werden. Anfallende stripe-Gebühren wurde hierbei bereits abgezogen und verrechnet.